Excelで「この処理を自動化したいけど、どんな関数を使えばいいかわからない」と困ったことはありませんか？
ChatGPTを使えば、やりたいことを文章で伝えるだけで、Excel関数の候補を作ってもらえます。関数を一から暗記する必要はありません。
結論からいうと、ChatGPTでExcel関数を作るときは「どのセルに何が入っていて、最終的に何をしたいのか」を具体的に伝えるのがポイントです。
この記事では、Excel初心者でも迷わないように、ChatGPTに関数を作ってもらう手順を実例付きで解説します。
ChatGPTでExcel関数を作る基本手順
まずは全体の流れを押さえましょう。
- Excelでやりたい処理を整理する
- セルの位置やデータ例を確認する
- ChatGPTに条件を伝える
- 生成された関数をExcelに貼り付ける
- 実際のデータで結果を確認する
- うまくいかなければエラー内容をChatGPTに伝える
大事なのは、ChatGPTが出した関数をそのまま信用するのではなく、実際のデータで動作を確認することです。
1. まず「何をしたいか」を文章にする
関数名がわからなくても問題ありません。
たとえば、A列に商品名、B列に販売数、C列に単価が入っていて、D列に「販売数×単価」を表示したいとします。
この場合、「掛け算の関数を教えて」とだけ入力するより、表の構造まで伝えたほうが正確です。
ExcelのA列に商品名、B列に販売数、C列に単価が入っています。D2セルに「販売数×単価」の金額を表示したいです。使うExcel関数を教えてください。
このように、列・行・目的をセットで伝えるのがコツです。
2. ChatGPTにExcel関数を作ってもらう
次に、実際のChatGPTへの依頼文を作ります。
たとえば「条件に合うデータだけ合計したい」という場合は、次のように入力できます。
Excelについて質問です。A列に担当者名、B列に売上金額があります。A列が「田中」の行だけを対象にして、B列の売上金額を合計したいです。Excelで使える関数を1つ提示し、関数の意味も初心者向けに説明してください。
ポイントは、「関数だけでなく、関数の意味も説明して」と指定することです。
これなら、生成された式をコピペするだけでなく、なぜその関数になるのかも確認できます。
3. セル範囲を具体的に伝える
ChatGPTにExcel関数を作ってもらうときに起こりやすいミスが、セル範囲の違いです。
たとえば実際のデータがA2:A100にあるのに、A2:A1000として関数が作られることがあります。
そのため、可能なら「A2:A100を対象にする」のように範囲を指定しましょう。
A2:A100の範囲に商品名があります。B2:B100には売上金額があります。この中から商品名が「りんご」の行だけを合計するExcel関数を作ってください。
このように指定すれば、実際の表に合わせて関数を作りやすくなります。
4. 条件が複数ある場合もChatGPTに任せられる
Excelでは「担当者が田中で、なおかつ売上金額が10万円以上」のように複数条件を指定したいことがあります。
このようなケースでも、条件を文章で整理してChatGPTに伝えれば候補となる関数を作ってもらえます。
A列が担当者名、B列が売上金額、C列がステータスです。担当者が「田中」、ステータスが「完了」の行だけを対象に、売上金額を合計したいです。Excel関数を作ってください。また、各条件がどこに反映されているか説明してください。
複数条件の関数は見た目が複雑になりやすいため、生成された式の意味を確認することが重要です。
5. 「エラーが出た」ときもChatGPTに相談できる
関数を貼り付けたものの、エラーが出てしまうこともあります。
その場合は、エラーコードだけでなく、使った関数やExcelの状況を伝えてみましょう。
次のExcel関数を入力したらエラーになりました。
=SUMIF(A2:A100,”田中”,B2:B100)
エラーの原因として考えられることを初心者向けに説明し、確認する場所を順番に教えてください。
ChatGPTから回答が返ってきたら、指示された箇所を一つずつ確認します。
特に、全角・半角の違い、セル範囲、シート名、文字列の入力ミスなどは確認しておきましょう。
6. Excel関数を作るときに使えるプロンプト
毎回ゼロから文章を考えるのが面倒なら、次のテンプレートを使えます。
あなたはExcelに詳しいアシスタントです。
以下の条件をもとに、Excelで使える関数を作ってください。【やりたいこと】
ここに目的を書く【データの場所】
A列：〇〇
B列：〇〇
C列：〇〇【対象範囲】
A2:C100【条件】
ここに条件を書く関数を提示したあと、初心者にもわかるように式の意味を説明してください。また、使う前に確認したほうがよい点があれば最後に書いてください。
7. ChatGPTに関数を作ってもらうときのコツ
セルの場所を省略しない
「売上を合計して」だけでは、どの列を使うのか判断できません。
「B2:B100の売上金額を合計して」のように範囲を指定しましょう。
完成形を先に伝える
関数名を考えるより、「最終的にセルに何を表示したいか」を伝えるほうが簡単です。
Excelのバージョンや環境も必要なら伝える
使える関数や機能が環境によって異なる場合があるため、特定の関数を使いたい場合はその条件も伝えておくと安心です。
複雑な式は分解して作る
一度に大量の条件を入れると、式も複雑になります。
まず単純な計算を作り、次に条件を追加するという順番にすると原因を確認しやすくなります。
8. ChatGPTが作ったExcel関数をそのまま信用してはいけない理由
ChatGPTは便利ですが、生成された関数が必ず自分の表に合っているとは限りません。
特に、売上や給与、請求、在庫など業務上重要な数字を扱う場合は注意が必要です。
関数を貼り付けたあと、少数のデータで計算結果を手計算と照らし合わせるだけでも、ミスを見つけやすくなります。
また、会社の顧客情報や機密情報などをChatGPTへ入力する場合は、勤務先のルールや利用しているサービスの設定を確認してください。
9. ChatGPTとExcelを組み合わせると仕事が楽になる
Excel関数だけでなく、表の整理、文章の要約、データの分類、資料作成などにもAIを活用できます。
「関数を作るためにChatGPTを使う」から始めて、少しずつAIを仕事の中に取り入れていくと使い道を広げやすくなります。
仕事全体でAIをどう使えばいいか知りたい場合は、AIを仕事で使う方法も参考にしてください。
よくある質問
Excel初心者でもChatGPTで関数を作れますか？
はい。関数名を知らなくても、やりたい処理を文章で説明すれば候補を作ってもらえます。ただし、生成された式は実際のデータで確認してください。
関数だけを作ってもらうことはできますか？
できます。「関数だけ提示してください」と指定すれば短く回答してもらえます。ただ、初心者の場合は式の意味も説明してもらうほうが、修正が必要になったときに対応しやすくなります。
複雑なExcel関数も作れますか？
複雑な条件を含む式の候補を作ることはできます。ただし、式が長くなるほど確認が重要です。最初は処理を分けて動作を確認する方法もあります。
まとめ
ChatGPTを使えば、Excel関数を知らなくても「何をしたいか」を文章で伝えて関数の候補を作ってもらえます。
特に重要なのは、データが入っている場所、対象範囲、条件、最終的に表示したい結果を具体的に伝えることです。
作った関数はそのまま使うのではなく、実際のデータで結果を確認しましょう。まずは普段のExcel作業の中で「この計算を毎回手作業でやっている」という処理を1つ選び、ChatGPTに相談してみるのがおすすめです。
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